Réussir sa transformation numérique

Définir clairement son plan stratégique

Une planification stratégique réfléchie permet d’établir des objectifs précis et de mettre en perspective la dichotomie qui peut exister entre les opérations quotidiennes et la vision à plus long terme de l’entreprise. C’est l’occasion d’avoir une vue d’ensemble de l’entreprise.

Le plan numérique découle directement du plan stratégique et tient compte des facteurs non numériques tels que l’optimisation des processus complexes sans valeur ajoutée, le déploiement des principes Lean et la tolérance des employés face aux différents changements. Trop d’entreprises, souvent par excès d’enthousiasme, se nuisent en omettant de prendre un pas de recul avant de se lancer dans la démarche. Il est pourtant primordial de mettre en lumière les failles existantes et de réduire les sources de pertes et de gaspillages des processus actuels pour faciliter l’exercice de numérisation. Il faut à tout prix éviter de numériser un processus qui n’a aucune valeur ajoutée aux yeux des clients et des employés.

Le plan numérique sert de pilier à toutes les étapes du virage numérique qui suivront. Il s’agit également d’un outil de communication puissant qui permet de simplifier la démarche auprès des parties prenantes. 

Identifier un champion soutenu par la direction

Mais qu’est-ce qu’un champion ? Un champion, c’est le grand gardien du projet. Il en fait sa priorité et s’assure de maintenir l’intérêt des équipes et de l’entreprise.

Il est courant de sous-estimer l’investissement en temps d’un grand projet comme celui d’une transformation numérique. Le champion connaît l’entreprise et sait de qui s’entourer pour accomplir les différentes étapes du projet. Il peut gérer le rôle des différentes parties prenantes et les faire intervenir au moment opportun. Sans champion et sans l’appui de la direction, les défis quotidiens continueront à primer au détriment des bénéfices à long terme.

Cette condition gagnante permet de mitiger les risques de voir le projet s’essouffler et réduit les conflits entre le projet de transformation numérique et les enjeux opérationnels quotidiens. En identifiant un champion, on s’assure que, malgré le temps qui passe, le projet a toujours son porteur de flambeau et qu’il ne sera pas délaissé au profit d’autres projets dont les impacts à court terme peuvent sembler prioritaires.

Notez que le champion ne doit pas forcément être un expert en numérique, mais plutôt une personne pour qui le projet est source de grande motivation et dont le leadership est avéré.

Comme tout projet de transformation, un virage numérique, c’est deux pas en avant, un pas en arrière !

Adopter une approche Agile

Le domaine de la transformation numérique est en constante évolution et les technologies utilisées ne cessent de se renouveler. Il est impératif de se montrer Agile dans notre approche et d’accepter de changer le plan initial pour tirer le meilleur des dernières avancées.

En adoptant une approche Agile, on accroît notre résilience aux changements de technologie, mais on se permet surtout de tester les nouvelles pratiques à mettre en place. En avançant dans le projet par petites itérations, on précise nos besoins, on affine notre solution et on réduit la méfiance des parties prenantes face au changement.

L’approche Agile fournit une structure de gouvernance et une méthode de gestion de projet pour faire face aux différentes incertitudes, pour pallier les défis quotidiens et pour maintenir l’engagement des membres de l’équipe.

Mobiliser les employés

En général, l’intention derrière un virage numérique est d’accroître la performance de l’entreprise et d’offrir un meilleur environnement de travail aux employés. Pour atteindre ce dernier objectif, il est primordial de mobiliser les différentes parties prenantes ; qui de mieux placé que les personnes directement concernées dans le processus à numériser pour proposer des itérations d’amélioration ?

La mobilisation peut se faire de différentes façons. On peut créer des focus groups, animer des ateliers de brainstorming, renforcer le partage et l’essai de nouvelles idées, partager régulièrement l’avancement du projet, etc. Les changements mis en branle peuvent être préoccupants pour certaines équipes. L’engagement de ces dernières dans le projet peut faire toute la différence lorsque viendra l’heure d’implanter les nouvelles façons de faire.

Si cette condition est bien maîtrisée par l’entreprise, elle aura également un impact à long terme sur la rétention et l’engagement des employés.

Mesurer le progrès

La mesure et le suivi du progrès font partie des bonnes pratiques en gestion de projet. Cependant, peu d’entreprises amorcent cet exercice de façon rigoureuse. Il est pourtant crucial d’établir des indicateurs très tôt dans la démarche afin d’avoir un portrait juste des conditions actuelles et de s’assurer que les actions sont liées aux objectifs de la transformation.

Afin de mesurer adéquatement le progrès, la première étape est de bien définir l’objectif du mandat. La deuxième est d’identifier les indicateurs en lien avec l’objectif. La troisième et dernière étape est de faire un suivi régulier au moyen de la méthode Agile mentionnée précédemment.

Des indicateurs bien définis permettront aux membres de l’équipe d’être engagés dans la transformation et faciliteront les prises de décisions quotidiennes.