Propice à l’introspection et au bilan, le retour des Fêtes est le moment tout indiqué pour revoir la dernière année et identifier ce que l’on a accompli et ce que l’on veut développer. Au cours des derniers mois, les employés de Norda Stelo ont su faire preuve de résilience et ont mis de l’avant les valeurs d’innovation et d’adaptabilité de l’entreprise afin de saisir les opportunités qui se sont présentées dans ce contexte de crise. Parmi celles-ci, l’avènement du télétravail et la mise en place d’une plateforme collaborative ont permis de faire évoluer nos méthodes de travail vers un modèle de collaboration plus agile.
Norda Stelo s’est inspirée d’une composante de la méthodologie Agile issue du monde des TI ; soit le concept de Daily Scrum. La version revisitée des Daily Scrums privilégiée par Norda Stelo, les réunions éclair, s’intègre dans un nouveau système de gestion quotidienne soutenu à tous les niveaux de l’entreprise. Chaque rencontre rassemble une dizaine de personnes tout au plus et dure en moyenne 15 minutes. Les premières rencontres de la journée se font entre les chefs d’équipe et leur équipe respective ; s’ensuivent les réunions éclair des gestionnaires avec leurs chefs d’équipe et ainsi de suite, jusqu’à la dernière rencontre regroupant les membres de la haute direction.
Ces réunions éclair se sont avérées un atout essentiel dans ce nouveau contexte de travail. D’abord instaurées avec l’intention de rester connecté aux employés et à leur réalité respective, les réunions éclair se sont révélées bénéfiques tant dans l’efficacité organisationnelle que dans celle opérationnelle des équipes de travail.
La réunion éclair et ses atouts
Sérieusement humains
Le télétravail a ses avantages : il permet de briser les barrières géographiques, génère moins de déplacements, offre des horaires plus flexibles, alouette, mais il s’accompagne inévitablement d’un certain isolement. Cette solitude affecte différemment les individus et peut avoir des effets importants sur la santé mentale. Chez Norda Stelo, cette réalité est au cœur des préoccupations et, par conséquent, de l’instauration des réunions éclair.
Le fait d’avoir un rendez-vous tous les jours, où l’on est attendu et où l’on échangera avec nos pairs, permet de briser l’isolement et de sentir que l’on fait partie d’un tout malgré la distance.
Des témoignages touchants de la part d’employés ont confirmé l’importance de ces rencontres quotidiennes. Bien plus qu’un énième meeting à l’horaire, ce rendez-vous matinal solidifie l’esprit d’équipe et permet de cerner le moral des troupes. Au-delà des discussions de travail, ce sont les échanges anodins générés lors de ces rencontres qui les rendent sérieusement humaines. Qu’il s’agisse d’une nouvelle recette de pain maison ou du dernier jeu vidéo testé, ces quelques minutes de discussion sont indispensables à l’esprit de cohésion que l’on doit précieusement préserver dans ce nouveau mode de travail.
Efficacité et prise de décision dynamique
La cascade de réunions éclair dans une journée permet de dresser un portrait juste et actuel de l’organisation, un véritable screenshot de la journée.
De fait, les questions, les blocages et les embûches rapportés dans une réunion sont abordés sur le champ ou remontent fluidement jusqu’au palier de gestion qui sera en mesure de les traiter, et ce, dans une même journée. Il en est de même pour les réussites et les bons coups qui peuvent être soulignés en réunions éclair, favorisant ainsi la reconnaissance des pairs.
Cette façon dynamique de fonctionner insuffle un rythme à l’équipe, permet de visualiser l’avancement du travail sur une base quotidienne et favorise la collaboration. De même, elle permet de demander ou d’offrir de l’aide à ses collègues ainsi que d’évaluer la distribution de la charge de travail de façon éclairée.
La mobilisation des participants engendre une énergie proactive qui permet d’identifier les objectifs communs, de résoudre rapidement et efficacement les difficultés soulevées et de prendre les bonnes décisions.
Les réunions éclair ont également permis de rapprocher davantage les équipes qui collaborent et qui proviennent de lieux physiques différents. Des collègues qui ne se parlaient que très rarement du fait de la distance de leur bureau ont maintenant l’occasion d’échanger au quotidien. Cette proximité (virtuelle, faut-il le mentionner…) a permis non seulement d’atteindre une plus grande efficacité, mais également de renforcer la solidarité au sein des équipes.
Enfin, les réunions éclair ont entraîné une diminution considérable du volume de courriels. En échangeant quotidiennement, le besoin de communiquer via courriel diminue. Il va sans dire que l’adoption de technologies de collaboration adéquates contribue également à cette diminution. Célébrons cette tendance qui nous permettra enfin d’utiliser un système de communication dynamique et efficace plutôt que celui statique des courriels.
En mobilisant l’intelligence collective de ses équipes par le biais de réunions éclair, Norda Stelo a emboîté le pas à l’agilité entrepreneuriale et a accéléré l’atteinte des objectifs de son plan stratégique.
En 2021, poursuivons nos efforts de collaboration et de mobilisation en vue de concrétiser les petits et grands projets de qualité qui nous rendent fiers.